POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE VERDOR COLOMBIA S.A.S.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que modifiquen o amplíen el alance de los derechos de los Titulares de información, Verdor Colombia S.A.S. (En adelante ´Verdor´), sociedad comercial identificada con NIT. 901131520 – 9, con domicilio en Bogotá D.C., pone en conocimiento de sus Usuarios la presente Política de Protección de Datos Personales (En adelante ´La Política´) publicado en el portal web [_________________] el pasado [________indicar fecha_________].

EL objetivo de la presente Política esta orientado a garantizar y velar por el estricto cumplimiento del articulo 15 y 20 de la Constitución Política de la República de Colombia, mediante la comunicación e información de los mecanismos, procesos e instrumentos que Verdor ha diseñado e implementado en el marco del Tratamiento de los Datos Personales de los Usuarios. Los términos no definidos o señaladas en el presente documento, se encuentran en los Términos y Condiciones de Uso (En adelante los ´Términos´) previstos por Verdor, los cuales se incorporan a la presente Política y podrán ser consultados y verificados en el siguiente link: [_________________]. En consecuencia, el presente documento enuncia las políticas de Tratamiento de información, que rigen la actividad comercial desarrollada por Verdor y el manejo de sus bases de datos, las cuales, se efectúan en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en los cuales plasma la obligación de todas las entidades públicas o privadas que manejen Datos Personales, de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley, y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

En virtud de lo anterior, los datos recolectados pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por nuestros clientes, contratistas, empleados, aliados, proveedores y usuarios al aceptar esta Política.

Para efectos de la presente Política, los términos que a continuación se señalan tendrán el siguiente significado:

Autorización del Tratamiento de Datos Personales: consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el Titular de algún dato personal para que la compañía Responsable lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

Aviso de privacidad: documento físico y/o electrónico generado por el Responsable del Tratamiento que es puesto a disposición del Titular con la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Base de datos: conjunto de Datos Personales almacenados de forma física o digital.

Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los Datos Personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato sensible: Es el dato relacionado con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún Tratamiento sobre Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Titular: persona natural o jurídica cuyos datos son objeto de Tratamiento por parte de la compañía.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y entre otros de similar naturaleza orientados a proteger los Datos Personales.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

1. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONAES DE VERDOR.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales recogidos por Verdor debe ser informada al Titular.

1. b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

1. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

1. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

1. e) Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

1. f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE VERDOR.

El Tratamiento de Datos Personales por parte de Verdor tendrá la siguiente finalidad:

1. i) Para llevar a cabo actividades regulares en el ámbito del desarrollo normal y ordinario de la relación comercial;

1. ii) Informar acerca de los productos y servicios de la Compañía, y en general remitir mensajes publicitarios;

iii) Para llevar a cabo la compra y venta de bienes de la Compañía a satisfacción;

1. iv) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales de la Compañía;

1. v) Cumplir con las obligaciones y exigir los derechos correlativos en relación con los clientes y proveedores, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de la información brindada, el análisis de referencias comerciales y en general el análisis de toda la información brindada, entre otros;

1. vi) Prestar sus servicios y ofrecer sus productos de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Compañía;

vii) Cumplir los contratos celebrados con clientes y proveedores, incluyendo, pero sin limitarse a la utilización de los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos;

viii) Brindar información técnica y comercial de los productos de la Compañía;

1. ix) El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Compañía.

1. x) Medir niveles de satisfacción y demás fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, realizar encuestas, enviar invitaciones a eventos, realizar actualización de datos, enviar publicidad;

1. xi) Realizar recolección de información para medir el impacto de la plataforma;

xii) Salvo aquella información que se encuentre protegida por Ley o que requiera orden judicial; 

xiii) Enviar invitaciones para conocer tendencias en la plataforma Verdor;

xiv) Atender solicitudes realizadas por autoridades públicas a nivel nacional.

Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores y/o contratistas, con los cuales Verdor puede, entre otras, contratar el almacenamiento y/o procesamiento de la información y Datos Personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros. Dichos contratistas y/o proveedores se encuentran en la obligación de hacer un uso adecuado de la información proporcionada por nuestros clientes, usuarios y trabajadores. En su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta Politica, nuestros clientes, usuarios y trabajadores autorizan a Verdor, el suministro de dicha información a autoridades de control y vigilancia, de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y Datos Personales en defensa de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por sus clientes.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION.

Sin perjuicios de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a la protección de Datos Personales, los Titulares de Información tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar mis Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento, derecho que podré ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento;

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso y finalidad que le ha dado a mis Datos Personales;

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen;

• En todo momento solicitar al Responsable o Encargado de los Datos Personales la supresión y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, excepto cuando tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de datos de Verdor Colombia S.A.S.;

• Acceder en forma gratuita a mis Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento;

• El derecho a responder facultativamente las preguntas que me sean realizadas sobre Datos Sensibles;

• Solicitar ser eliminado de su Base de Datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en las bases de datos de Verdor. Es importante tener en cuenta que, el derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando el Titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la Base de Datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la Investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

4. DEBERES DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Verdor, se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el Tratamiento de Datos Personales:

• Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;

4.2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

4.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

4.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

4.5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012;

4.6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

4.7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

4.8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.9. Insertar en la tiatos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;

4.10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

4.11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas;

4.12. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos;

5. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIÓN, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Nuestros clientes, contratistas, empleados, proveedores, aliados y usuarios deberán suministrar información veraz sobre sus Datos Personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de Verdor.

Verdor, no asume la obligación de verificar, la identidad de clientes, empleados, contratistas y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

Verdor, designa al Área de Información o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de Datos Personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como Titular de la información.

6. PROCEDIMIENTO PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR O REVOCAR DATOS PERSONALES.

• Mecanismos para otorgar la autorización. La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La mencionada autorización, podrá ser obtenida por alguno de los siguientes medios: a) Cotizaciones, b) Facturas de Venta, c) Actividades de Mercadeo, d) Eventos, e) Órdenes de servicio, f) Inicio de sesión en la plataforma.

6.2. Procedimiento. Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.

La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios: correo electrónico asistentejuridico@verdorcapital.com  . La solicitud debe incluir los siguientes datos:

• Nombres y apellidos.
• Tipo de documento.
• Número de documento.
• Teléfono.
• Correo electrónico.
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• Respuesta a consultas. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

• Respuesta a Reclamaciones. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• Verdor ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los Datos Personales legalmente requeridos, con la instalación de medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos facilitados

7. AUTORIZACIÓN.

Verdor, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de la misma.

Los titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán comunicarse con Verdor, mediante correo electrónico:  asistentejuridico@verdorcapital.com o mediante comunicación escrita remitida a la carrera 7 #77-7.

RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN MENORES DE EDAD.

La recolección de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes se efectúa con la debida autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado y opinar respecto del Tratamiento de sus Datos Personales. 

8. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Nuestros clientes, contratistas, empleados, proveedores, aliados y usuarios deberán suministrar información veraz sobre sus Datos Personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de Verdor.

Verdor presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad de clientes, empleados, contratistas y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

9. DESIGNACIÓN.

Verdor, designa al Área de Información o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de Datos Personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como Titular de la información.

10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La presente Política rige a partir de la fecha de su publicación. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la presente Política, referida a la identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales, y que puedan afectar la autorización del titular de información se deberán comunicar los cambios antes o al momento de implementar la nueva política de Tratamiento de Datos Personales. En todo caso, si se realiza un cambio en la finalidad del Tratamiento de Datos Personales se deberá obtener una nueva autorización.